Plataforma de operação portuária: o que unificar na base de apoio

Segunda-feira, sete da manhã. O cliente da base liga para saber quantas pessoas da contratada dele estão dentro da área. A portaria abre a planilha do dia, o QSMS procura as permissões de trabalho abertas numa pasta de papel e a qualidade tenta lembrar em qual e-mail chegou a não conformidade da semana passada. Cada setor tem um pedaço da resposta, guardado do seu jeito, e ninguém consegue juntar tudo antes de o telefone tocar de novo.

Este artigo mostra o que uma plataforma de operação portuária precisa reunir numa base de apoio, o que continua no WMS e no ERP e em que ordem implantar os módulos. No meio dele está um checklist por processo para mapear a sua base como ela funciona hoje. Se a dor mais urgente é a permissão de trabalho em papel, comece pelo artigo sobre permissão de trabalho digital, que trata desse módulo em detalhe.

O que é uma plataforma de operação portuária?

Uma plataforma de operação portuária é um sistema único em que a base de apoio controla os processos de campo, como permissão de trabalho, portaria, treinamentos, não conformidades, manutenção e horas extras, sobre um mesmo cadastro de pessoas, empresas e locais. Plataforma, aqui, é o software, e não a unidade de petróleo que a base atende.

A Lei 12.815/2013, conhecida como Lei dos Portos, define instalação portuária como a instalação, dentro ou fora da área do porto organizado, usada na movimentação de passageiros ou na movimentação ou armazenagem de mercadorias que vêm ou vão por transporte aquaviário. Uma base de apoio offshore cabe nessa definição: recebe embarcações, guarda carga e circula gente de várias empresas todos os dias, cada uma com regras e documentos próprios.

O que separa uma plataforma de um conjunto de sistemas é o cadastro. Quando a portaria, a permissão de trabalho e o controle de treinamentos olham para o mesmo registro da pessoa, um treinamento vencido aparece em todos os pontos ao mesmo tempo. Na plataforma para uma base de apoio portuário que mantemos em evolução desde 2019, cada módulo novo reaproveita esse cadastro, e o banco de dados já passa de 160 tabelas.

Por que sistemas separados por setor deixam a base sem resposta?

Sistemas separados deixam a base sem resposta porque cada setor guarda a sua parte da informação, enquanto as perguntas do dia a dia atravessam vários setores. Quem está dentro da base agora? Quais permissões estão abertas? Esse colaborador terceirizado está com os treinamentos em dia? Eram essas as perguntas que a base do nosso caso não conseguia responder rápido. A permissão de trabalho era um formulário de papel que circulava atrás de assinaturas, a portaria anotava terceiros em planilha e a qualidade recebia não conformidades por e-mail.

As normas de segurança do trabalho portuário pressupõem que essa informação circule. A NR-29, norma regulamentadora de segurança e saúde no trabalho portuário, vale para o trabalho a bordo e em terra, nos portos e nas instalações portuárias públicas ou privadas, dentro ou fora do porto organizado. No item 29.4.1, ela exige que o operador portuário, o tomador de serviço e o empregador elaborem e implementem o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) nos termos da NR-01, e troquem com a administração portuária e com o órgão gestor de mão de obra (OGMO) as informações sobre riscos que afetam as operações. No item 29.4.6, pede procedimentos acessíveis aos trabalhadores para acesso seguro a embarcações, movimentação de cargas, espaço confinado e operações com cargas perigosas, entre outros.

A NR-01, que trata do gerenciamento de riscos ocupacionais, completa o quadro. Pelo item 1.5.7.1, o PGR precisa ter, no mínimo, inventário de riscos e plano de ação. O item 1.5.5.2.2 pede cronograma, formas de acompanhamento e aferição de resultados para as medidas de prevenção. Uma não conformidade tratada por e-mail, sem responsável nem prazo registrado, é difícil de acompanhar e mais difícil ainda de mostrar numa auditoria.

Nenhuma das duas normas exige software. Elas pedem informação organizada, atualizada e disponível para quem trabalha. Com uma planilha por setor e uma pasta de papel, isso depende da memória de quem cuida de cada arquivo.

O que fica na plataforma e o que continua no WMS e no ERP?

Fica na plataforma o que acontece no campo e não tem lugar nos sistemas corporativos: liberação de trabalho, entrada de terceiros, tratamento de desvios, manutenção dos ativos da base e aprovações internas. Estoque, armazém, financeiro e faturamento continuam no WMS e no ERP, e a plataforma lê esses dados quando precisa, sem copiá-los.

A linha mais importante da tabela é a última. Uma plataforma de operação não precisa substituir o WMS nem o ERP, e tentar fazer isso alonga o projeto sem resolver o que dói no campo. No nosso caso, os painéis leem os dados direto do banco do WMS e mostram a operação do armazém sem que ninguém digite nada de novo.

Também costumam ficar fora do primeiro escopo o planejamento de atracação e a cobrança dos clientes da base, que em geral já têm sistemas e processos próprios. Esses pontos podem ganhar integração mais tarde, quando o cadastro e os módulos de campo estiverem estáveis.

O que a plataforma precisa controlar em cada processo?

Em cada processo, a plataforma precisa registrar quem pediu, quem aprovou, com base em quais dados e quando, usando sempre o mesmo cadastro. A lista abaixo segue os grupos de processo de uma base de apoio.

Para usar a lista, pegue um processo por vez e responda cada item com o que existe hoje: sistema, planilha, papel ou ninguém. O grupo do cadastro comum vem primeiro de propósito. Se ele continuar espalhado, cada módulo novo vai criar a própria lista de pessoas, e a plataforma vira vários sistemas com a mesma tela de login.

Dois itens costumam faltar nos pedidos e fazem falta depois. O primeiro é o acesso das terceirizadas. Na base do nosso caso, cada empresa terceirizada tem acesso limitado aos próprios colaboradores, documentos e solicitações, e a portaria confere na tela se a empresa está liberada. O segundo é a verificação das permissões no servidor. Numa revisão completa de segurança desse sistema, mapeamos rota por rota o que cada perfil pode fazer e corrigimos ações que a tela escondia mas o servidor aceitava. Quanto mais perfis e módulos, mais vale repetir essa revisão de tempos em tempos.

Em que ordem implantar os módulos?

A ordem que funciona melhor começa pelo processo de segurança mais crítico, monta o cadastro comum junto com ele e acrescenta um módulo de cada vez. Foi assim que a plataforma do nosso caso cresceu: a permissão de trabalho foi o primeiro fluxo a sair do papel, e os outros módulos vieram conforme a operação pedia.

1. Liste os processos da base e onde cada um vive hoje. O checklist acima serve de roteiro para essa conversa com cada setor.
2. Escolha o primeiro módulo pelo risco e pela dor. Em bases de apoio, costuma ser a permissão de trabalho ou a portaria.
3. Monte o cadastro de pessoas, empresas e locais junto com o primeiro módulo, já com os treinamentos e as validades. Ele vai servir a todos os outros.
4. Defina os perfis por setor com quem opera: QSMS, portaria, manutenção, qualidade, supervisores e terceirizadas.
5. Coloque o primeiro módulo em uso numa área ou num turno, ajuste o que travou e depois estenda para a base inteira.
6. Ligue os dados que já existem em outros sistemas, como o WMS, por integração de leitura, antes de pensar em migrar qualquer coisa.
7. Acrescente os próximos módulos um de cada vez, como não conformidades, ordens de serviço, horas extras e gestão de mudanças, sempre sobre o mesmo cadastro.
8. Revise as permissões de cada perfil sempre que um módulo novo entrar em uso.

O sistema precisa funcionar no celular, porque a portaria, o pátio e o cais ficam longe do escritório. A plataforma do caso é acessada pelo navegador e instalada no celular como aplicativo. Fazemos esse tipo de projeto como sistemas web sob medida. Para a portaria em detalhe, com o checklist de liberação de um prestador do cadastro à saída, veja o artigo sobre controle de acesso de terceiros.

E se a base tem muitas terceirizadas ou um sistema antigo?

Com muitas terceirizadas, o caminho é dar a cada empresa o próprio acesso, em vez de concentrar tudo na portaria. A empresa cadastra os colaboradores, envia os documentos e acompanha as solicitações, vendo só o que é dela, e a base aprova e confere. A troca de e-mails diminui, e fica claro quem responde por manter cada documento em dia. Para uma portaria industrial com agendamento e crachá com QR, veja também o caso de controle de acesso industrial.

Quando a base já tem um sistema antigo cobrindo parte dos processos, a pergunta é se ele vira fonte de dados ou se será substituído. Se o sistema funciona e o banco de dados é acessível, a plataforma pode ler dele, como faz com o WMS no nosso caso. Se ele trava a operação e ninguém consegue mudá-lo, vale comparar as opções com calma. O artigo sobre modernização de sistema legado traz uma matriz para essa decisão.

Áreas sem sinal no cais ou no pátio pedem outra decisão de projeto: o que precisa funcionar sem conexão e como os registros sobem quando o sinal volta. A resposta depende dos locais da base e entra no desenho de cada módulo.

E há a equipe que já tem o próprio jeito de trabalhar. Costuma dar certo começar pelo processo em que o sistema tira trabalho de quem usa, como a portaria que deixa de procurar nomes em planilha ou o supervisor que deixa de correr atrás de assinatura em papel.

Quando uma plataforma única não basta?

A plataforma organiza e registra os processos, mas as regras de segurança da base vêm de fora dela. O PGR, os procedimentos que a NR-29 exige e a análise de risco de cada atividade continuam sob responsabilidade da empresa, do setor de segurança e do QSMS. Se um procedimento está desatualizado, o sistema só vai deixá-lo mais rápido de seguir. A revisão vem antes.

Ela também não ocupa o lugar dos sistemas corporativos. Estoque, finanças, folha e faturamento têm ferramentas próprias, e o papel da plataforma é ler deles o que precisa. Quando o pedido começa a incluir tudo, vale voltar à tabela deste artigo e separar o que é processo de campo do que já tem dono.

A plataforma conversa com outras rotinas que já tratamos no blog. A coordenação de incidentes, do chamado ao encerramento, está no artigo sobre sistema de resposta a emergências. A manutenção contínua de um sistema que roda há anos, com revisões de segurança como a do nosso caso, faz parte da sustentação e modernização.

Se a sua base ainda responde às perguntas do dia com uma planilha por setor, a boosting.tech é uma empresa de software customizado que constrói esse tipo de plataforma a partir dos processos que a sua equipe já tem, um módulo de cada vez. Podemos olhar o seu caso numa conversa de diagnóstico, sem custo. Os detalhes estão em sistemas web sob medida.