Sistema sob medida ou software pronto: como decidir

Quase toda empresa de operação chega a este ponto. O ERP cuida do financeiro e das notas, mas o que acontece no pátio, no cais ou no campo continua em planilha. Na reunião, alguém sugere comprar mais um módulo do fornecedor. Outra pessoa sugere desenvolver um sistema próprio. As duas têm parte da razão, e a discussão costuma girar em torno do preço da primeira proposta.

Este artigo ajuda a decidir com critério. Ele separa os processos que pedem software pronto dos que pedem sistema sob medida, mostra o que entra no custo de cada caminho além da licença e traz um checklist de 16 perguntas para aplicar a um processo da sua empresa. É o ponto de partida para os outros artigos do blog, como o de permissão de trabalho digital, o de controle de acesso de terceiros e o de PWA ou aplicativo nativo.

Qual é a diferença entre software pronto e sistema sob medida?

Software pronto é um produto feito para muitas empresas, que você configura dentro dos limites que o fabricante oferece. Sistema sob medida é desenvolvido para o seu processo, e a empresa decide o que ele faz e quando muda.

O pronto chega rápido e divide o custo de desenvolvimento entre todos os clientes. Em troca, você adapta o seu processo ao dele. O sob medida faz o caminho inverso: o software acompanha o processo, e o custo de construir fica com uma empresa só.

Quando o software pronto é a melhor escolha?

O software pronto é a melhor escolha quando o processo é igual ao de qualquer outra empresa. Folha de pagamento, contabilidade, emissão de nota fiscal, e-mail e videoconferência são bons exemplos. Ninguém ganha cliente por ter uma folha de pagamento diferente.

O engenheiro de software Martin Fowler chama esse tipo de sistema de utilitário, em oposição ao estratégico. Para ele, tudo depende de a função de negócio por trás do software diferenciar ou não a empresa. Na função utilitária, a recomendação dele é comprar o pacote e ajustar o processo ao software, com cuidado suficiente para evitar uma falha grave e sem gastar mais do que isso.

O mesmo raciocínio aparece no manual de serviços digitais do governo britânico, que orienta mapear os componentes de um serviço para saber o que construir e o que comprar, e reduzir o custo total de propriedade, inclusive a chance de ficar preso a contratos longos com um fornecedor.

Quando vale desenvolver um sistema sob medida?

Vale desenvolver sob medida quando o processo é o que diferencia a sua empresa e nenhum produto o atende sem planilha paralela. Em operações de campo, isso costuma ser o próprio serviço prestado. Fowler descreve o risco desse lado de outro jeito: no estratégico, o perigo maior é o concorrente fazer antes, e o custo pesa menos.

Um exemplo dos nossos projetos. Uma empresa de limpeza industrial de tanques usava um ERP para o financeiro, mas o que o cliente dela comprava era o serviço executado e documentado. A execução por turno, o relatório fotográfico com pares de antes e depois, o certificado de limpeza e o rateio das horas paradas na planilha de faturamento não existiam em produto nenhum. Foi isso que virou sistema. O ERP continuou cuidando do financeiro.

A linha entre os dois tipos também se move. Um processo que hoje é comum pode virar diferencial quando a empresa decide competir por ele, e o contrário também acontece.

Quais sinais mostram que o software pronto não está servindo?

Os sinais mais claros são trabalho repetido e informação fora do sistema. Estes aparecem com frequência nas empresas que nos procuram:

Um sinal isolado se resolve com configuração ou treinamento. Três ou mais pedem outra conversa, e o checklist da próxima seção ajuda a organizá-la.

Checklist: software pronto ou sistema sob medida?

O checklist abaixo transforma os critérios deste artigo em 16 perguntas. Aplique a um processo de cada vez: a mesma empresa costuma ter processos que pedem software pronto e outros que pedem sistema sob medida.

Se as marcas ficarem divididas, o caminho mais comum é o misto: o produto pronto continua no que é igual para todo mundo e um sistema sob medida cobre o processo que diferencia a operação, com integração entre os dois. Leve o checklist preenchido para a conversa com fornecedores dos dois tipos. Ele mostra rápido quem entendeu o seu processo.

O que entra no custo de cada caminho?

No software pronto, o custo visível é a licença. O invisível é o tempo que a equipe gasta contornando o que o produto não faz, mais as customizações cobradas à parte e o risco de o fabricante mudar o produto, o plano ou o preço. Licença por usuário também cresce junto com a equipe.

No sob medida, o custo visível é o desenvolvimento. O invisível é a sustentação. Um sistema precisa de correções, atualizações de segurança e ajustes enquanto estiver em uso, e quem orça só a construção tem surpresa depois. Tratamos disso em sustentação e modernização. Se você já tem um sistema antigo e a dúvida é trocá-lo, veja modernização de sistema legado.

Há ainda o custo de cumprir a lei. Qualquer sistema que guarde dados de funcionários, visitantes ou clientes precisa atender à LGPD. O artigo 46 pede medidas de segurança técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais, e o parágrafo 2º diz que elas devem ser observadas desde a fase de concepção do produto. No pronto, você depende do que o fornecedor oferece. No sob medida, as regras de acesso e de retenção são decisões suas, tomadas no desenho do sistema.

A comparação justa soma o custo de alguns anos, nos dois caminhos. Não publicamos tabela de preços porque o valor depende do tamanho do primeiro fluxo, das integrações e do volume de uso.

Dá para combinar os dois?

Dá, e é o mais comum. O ERP continua cuidando do que é igual para todo mundo, e um sistema sob medida cuida do processo de campo. Os dois trocam dados por integração, para ninguém redigitar.

No caso de operação portuária, a plataforma que desenvolvemos lê os dados do WMS do cliente direto do banco de dados e mostra a operação do armazém nos painéis, sem substituir o WMS. No caso de limpeza de tanques, o ERP de campo gera a planilha de faturamento que o financeiro usa.

Como reduzir o risco de um projeto sob medida?

O risco cai quando o projeto começa pequeno. Escolha o processo que mais dói e coloque só ele em uso. Uma primeira versão que resolve um problema real em poucas semanas ensina mais do que meses de especificação.

1. Envolva quem opera desde o levantamento. Quem decide a compra raramente é quem usa o sistema.
2. Use o papel e as planilhas atuais como requisito. Eles mostram os campos, as regras e as exceções que o processo tem de verdade.
3. Peça entregas em ciclos curtos, com a sua equipe testando com dados reais.
4. Exija acesso ao código, à infraestrutura e aos dados desde o primeiro dia.
5. Combine a sustentação antes de o sistema entrar em produção.

As etapas, do diagnóstico à produção, estão detalhadas no artigo sobre projeto de software sob medida.

É assim que conduzimos os projetos de sistemas web sob medida. O sistema mais antigo que mantemos está em evolução contínua desde 2019 e cresceu a partir de um único processo.

Quando nenhum dos dois caminhos resolve?

Nenhum dos dois resolve quando o processo ainda não está definido. Se cada equipe faz de um jeito e ninguém sabe dizer qual é o certo, comprar um produto ou desenvolver um sistema só vai registrar a confusão. Nesse caso, o primeiro trabalho é desenhar o processo com quem opera, e a planilha bem usada é uma boa ferramenta para isso.

Também vale parar quando a decisão depende de algo que o software não muda, como contrato, estrutura da equipe ou norma em revisão. Se quiser ajuda para aplicar o checklist ao seu caso, a conversa inicial não tem custo.