Sistema sob medida ou software pronto: como decidir
Um roteiro prático para decidir entre desenvolver um sistema sob medida e contratar um software pronto, com critérios, sinais de alerta e exemplos de operação.
Resposta rápida
Escolha software pronto para processos iguais aos de qualquer empresa, como folha, contabilidade e e-mail. Escolha sob medida para o processo que diferencia a sua operação e que nenhum produto atende sem planilha paralela. Na prática, a maioria das empresas usa os dois, ligados por integração.
O que você vai ver
- A diferença entre processo comum e processo que diferencia a empresa
- Cinco sinais de que o software pronto não está servindo
- O que entra no custo de cada caminho além do preço inicial
- Como começar pequeno e reduzir o risco
Nesta página
- Qual é a diferença entre software pronto e sistema sob medida?
- Quando o software pronto é a melhor escolha?
- Quando vale desenvolver sob medida?
- Quais sinais mostram que o software pronto não está servindo?
- O que entra no custo de cada caminho?
- Dá para combinar os dois?
- Como reduzir o risco de um projeto sob medida?
- Perguntas frequentes
Quase toda empresa de operação chega a este ponto. O ERP cuida do financeiro, mas o que acontece no pátio, no cais ou no campo continua em planilha. Alguém sugere comprar mais um módulo. Outra pessoa sugere desenvolver um sistema próprio. Este artigo ajuda a decidir com critério.
Qual é a diferença entre software pronto e sistema sob medida?
Software pronto é um produto feito para muitas empresas, que você configura dentro dos limites que o fabricante oferece. Sistema sob medida é desenvolvido para o seu processo, e a empresa decide o que ele faz e quando muda.
O pronto chega rápido e divide o custo de desenvolvimento entre todos os clientes. Em troca, você adapta o seu processo ao dele. O sob medida faz o caminho inverso, e o software acompanha o processo.
Quando o software pronto é a melhor escolha?
Quando o processo é igual ao de qualquer outra empresa. Folha de pagamento, contabilidade, emissão de nota fiscal, e-mail e videoconferência são bons exemplos. Ninguém ganha cliente por ter uma folha de pagamento diferente.
Martin Fowler chama esse tipo de sistema de utilitário, em oposição ao estratégico. No utilitário, o objetivo é funcionar bem e custar pouco. Desenvolver do zero algo que o mercado já resolve é gastar dinheiro onde não há retorno.
Quando vale desenvolver sob medida?
Vale quando o processo é o que diferencia a sua empresa e nenhum produto o atende sem gambiarra. Em operações de campo, isso costuma ser o próprio serviço prestado.
Um exemplo dos nossos projetos. Uma empresa de limpeza industrial de tanques usava um ERP para o financeiro, mas o que o cliente dela comprava era o serviço executado e documentado. O relatório por turno, o relatório fotográfico, o certificado e o rateio de horas paradas não existiam em produto nenhum. Foi isso que virou sistema.
Quais sinais mostram que o software pronto não está servindo?
Cinco sinais aparecem com frequência.
| Sinal | O que ele indica |
|---|---|
| Planilha paralela que "todo mundo usa" | O sistema não cobre o processo real |
| Dados redigitados de um sistema para outro | Falta integração |
| Só uma pessoa sabe operar | O processo depende de conhecimento que não está no sistema |
| Formulário de papel preenchido em campo | O sistema não chega aonde o trabalho acontece |
| Fila de pedidos ao fornecedor sem prazo | Você não controla a evolução do software |
Um sinal isolado se resolve com configuração ou treinamento. Três ou mais pedem outra conversa.
O que entra no custo de cada caminho?
No software pronto, o custo visível é a licença. O invisível é o tempo que a equipe gasta contornando o que o produto não faz, mais as customizações cobradas à parte e o risco de o fabricante mudar o produto ou o preço.
No sob medida, o custo visível é o desenvolvimento. O invisível é a sustentação. Um sistema precisa de correções, atualizações de segurança e ajustes enquanto estiver em uso. Quem orça só a construção tem surpresa depois. Tratamos disso em sustentação e modernização.
Há ainda o custo de cumprir a lei. Qualquer sistema que guarde dados de funcionários, visitantes ou clientes precisa atender à LGPD, seja pronto ou sob medida. No pronto, você depende do que o fornecedor oferece. No sob medida, as regras de acesso e de retenção são decisões suas.
Dá para combinar os dois?
Dá, e é o mais comum. O ERP continua cuidando do que é igual para todo mundo, e um sistema sob medida cuida do processo de campo. Os dois trocam dados por integração, para ninguém redigitar.
No caso de operação portuária, a plataforma que desenvolvemos lê o WMS do cliente direto do banco de dados e mostra a operação do armazém nos painéis.
Como reduzir o risco de um projeto sob medida?
Começando pequeno. Escolha o processo que mais dói e coloque só ele em uso. Uma primeira versão que resolve um problema real em poucas semanas ensina mais do que meses de especificação.
Três cuidados ajudam.
- Envolva quem opera desde o levantamento. Quem decide a compra raramente é quem usa o sistema.
- Peça entregas em ciclos curtos, com a sua equipe testando com dados reais.
- Combine a sustentação antes de o sistema entrar em produção.
É assim que conduzimos os projetos de sistemas web sob medida.
Perguntas frequentes sobre sistema sob medida e software pronto
Sistema sob medida é sempre mais caro?
No início, quase sempre. Ao longo dos anos depende de quanto a empresa gasta contornando o que o produto pronto não faz e de quanto paga em licenças por usuário. A comparação justa soma o custo de alguns anos, e não só o do primeiro.
Em quanto tempo um sistema sob medida fica pronto?
Depende do tamanho do primeiro fluxo. O melhor indicador é quando a primeira versão entra em uso, e não quando o sistema inteiro termina. Sistemas que dão certo continuam evoluindo por anos.
O que acontece se a empresa que desenvolveu fechar?
O risco existe e se reduz com providências simples. Tenha acesso ao código e à infraestrutura e prefira tecnologias conhecidas e de código aberto. Ruby on Rails, por exemplo, tem uma comunidade grande, o que facilita encontrar quem continue o trabalho.
Posso começar com planilha e migrar depois?
Pode. Uma planilha bem usada é um ótimo levantamento de requisitos, porque mostra os campos, as regras e as exceções do processo. Ela passa a ser um problema quando várias pessoas editam ao mesmo tempo ou quando o histórico importa.
Um sistema sob medida funciona no celular?
Sim, se for desenhado para isso. Os sistemas que desenvolvemos abrem no navegador do celular e podem ser instalados como aplicativo. Veja a comparação em aplicativos.